Organizando o tempo na empresa

A qualidade das atividades desempenhadas na empresa, bem como o resultado final delas, irá depender de como você investe o seu tempo nela. Não só isso, mas também, como é a eficiência desse tempo para que você consiga otimizar melhor o resultado.

Nós somos moldados a funcionar por dia, portanto, em cada um deles deve-se realizar as atividades necessárias, baseadas em um cronograma de processos e prioridades na empresa, o que vai depender das regras, leis, datas, prazos, enfim, tudo o que determina as atividades dentro da organização. E como dar conta de realizar tudo com qualidade e bons resultados? A melhor opção é ter o total controle do seu tempo, fazendo com que ele te ajude a render além do previsto, ou seja, terminar as atividades antes com a mesma qualidade, podendo até mesmo antecipar atividades de processos futuros.

No entanto, encontramos aqui o maior desafio, organização do tempo. No dia a dia, deparamos com situações imprevisíveis e inadiáveis, que precisam ser resolvidas naquele momento, senão pode atrapalhar ainda mais o restante do processo. Nesse caso, nosso tempo é modificado e é necessário parar o que estávamos fazendo e resolver essa pendência, pior ainda é quando ela também depende de outras pessoas ou setores. Porém, não nos resta outra saída, a não ser analisar e resolver da melhor maneira possível o empecilho.

Muitas vezes é importante dividir a situação com colegas, afim de buscar a melhor alternativa coletivamente. Quando você se encontra já sobrecarregado, com seu tempo desorganizado, fica ainda mais difícil resolver com maestria os problemas que surgem no caminho. E o motivo de toda essa desorganização e acúmulo de atividades pode ser pelo simples fato de você não ter dito "não" para o que não conseguiria resolver e que não era da sua responsabilidade. Já se a causa for falta de controle e planejamento, é necessário que comece a agir imediatamente, esse passo é essencial para ter as conclusões dos processos desejados.

O planejamento do seu tempo começa em casa, antes mesmo de ir ao trabalho. Acordando em um horário mais tranquilo, para que possa chegar minutos antes de bater o seu ponto, pois podem acontecer imprevistos nesse caminho. Quando se inicia um novo ano é o momento ideal para planejar suas atividades e processos. Comece pelo que é fixo e cronológico, e aos poucos vai adicionando tarefas que podem vir como extras durante o decorrer no ano, isso vai depender muito da sua função e cargo.

Determine avisos em e-mails, através de calendário online como o do Gmail do Google, para te lembrar durante as semanas. Tenha uma agenda para anotar todas as atividades e o que foi feito no dia para ter um controle melhor do que já foi feito. Crie regras e cumpre-as para que tenha total controle e organização do seu tempo. Mude hábitos e verifique o que te atrapalha a ter uma performance ainda melhor no desenvolvimento das suas atividades, buscando solucionar da melhor maneira possível.

A tecnologia está aí para nos ajudar sempre, aqui não será diferente, busque as ferramentas que te ajudarão a se organizar melhor. Tenha foco e objetivo diário, faça um cheque list e veja se realmente dará conta do que foi proposto. Não podemos abraçar o mundo com nossos braços, então, que você seja realista e determine o que realmente é possível ser feito com qualidade e com o tempo que tem disponível.

Faça pausas, você não é uma máquina, alongue-se conforme for necessário, o nosso corpo sente quando está sobrecarregado e pede ajuda, então, não deixe de cuidar desse bem mais precioso que tens, dê o que ele precisa e previna-se para evitar lesões posturais e por excesso de trabalho. Tudo é questão de equilíbrio e de aceitarmos a realidade, o que realmente é possível fazer com o que temos disponível, faça o seu melhor e sempre colherá bons frutos.

Michely Alves Antunes Rocha
Gerente Administrativa M3Soft